Snel en met weinig tijd inzicht in bedrijfsrisico’s

Verstoringen in de keten kunnen een enorme impact hebben op een logistiek bedrijf. Maar hoe groot is die impact écht? En wat kan je ertegen doen om de schade te beperken? Die inzichten ontbreken vaak. Topsector Logistiek laat daarom twee tools ontwikkelen voor verladende mkb’ers. “Zo’n laagdrempelig hulpmiddel als dit was er nog niet in de markt”, vindt Joost de Veth, hoofd supply chain bij Camps Food.

Bewustwording risico’s

Om bedrijven bewust te maken van de risico’s van verstoringen en een oplossing te bieden om de veerkracht te verbeteren, laat Topsector Logistiek twee gebruiksvriendelijke tools ontwikkelen. Haskoning richt zich daarbij op een tool voor retailers en wholesalers, terwijl Logistics Community Brabant (LCB) en SD&Co een tool ontwikkelen voor productiebedrijven. Verschillende bedrijven geven feedback en testen de tools, zodat deze echt aansluiten op de dagelijkse realiteit. Camps Food, een duurzame distributiepartner die voedingsmerken helpt groeien in de Benelux, neemt deel aan het project van LCB. “De afgelopen vijf jaar zijn we enorm gegroeid in omzet en aantal medewerkers”, aldus Joost. “We moeten dus echt zorgen dat we alles goed voor elkaar hebben, ook qua weerbaarheid in de supply chain. Vorig jaar besloten we daarom te investeren in een beter planningssysteem, om de klantvraag beter te kunnen voorspellen en de uitzonderingen beter te beheersen. Veerkracht stond dus al op de agenda, maar was gefocust op de juiste inkoopprocessen en voorraadposities. Toen dit project van Topsector Logistiek voorbijkwam, sloot dat daar mooi op aan. De tool kijkt namelijk veel breder.”

Juiste informatie cruciaal

“Voor ons is informatie heel belangrijk”, ervaart Joost. “We moeten goed weten wat wanneer bij welke winkels in het schap ligt. Dat wisselt nog weleens. Niet alle winkels gaan erin mee als er een nieuw product wordt gelanceerd. Zo’n beweging moet je van tevoren goed inschatten, om de juiste hoeveelheden in te kopen.” Die inschatting is voor Camps Food essentieel. “Te veel of te weinig voorraad is voor ons het grootste risico. Het gaat om voedingsmiddelen die beperkt houdbaar zijn. Bij te veel voorraad moeten we in het ergste geval met extreme korting verkopen of aan de voedselbank doneren. Hebben we te weinig voorraad, dan bestellen we natuurlijk bij, maar het duurt bij een aantal merken even voordat de producten er zijn. Duurt dat te lang, dan lopen we het risico dat we uit het schap worden gegooid. De juiste informatie en inschattingen zijn dus cruciaal.”

Impact verstoringen en maatregelen

In drie workshops denken vijf bedrijven met LCB en SD&Co mee over de definitieve invulling van de tool. De eerste twee sessies zijn inmiddels achter de rug. Joost: “We hebben samen besproken waar de tool op gebaseerd is en hoe die is ontwikkeld en ontworpen. Daarnaast hebben we getoetst of de tool past bij onze bedrijfsprocessen. Alle deelnemers hebben aangegeven welke variabelen er zijn in de keten: bijvoorbeeld vertraging in de aanvoer of een afzet die wegvalt. Die worden in de tool verwerkt. Straks kan je verstoringen en maatregelen selecteren en zien wat er dan gebeurt. Wat de consequenties zijn. Ook financieel en qua cashflow. Wat het verschil in impact is van de verschillende keuzes. En of er andere risico’s zijn die je niet had voorzien.”
“Het is sowieso goed om met mensen uit dezelfde branche over veerkracht na te denken. Om samen te sparren en tot inzichten te komen waarvan je voorheen niet wist dat ze relevant waren. Dat maakt het voor mij extra interessant.”
Bij de volgende workshop is de werkende versie van de tool klaar en kunnen de bedrijven die uitproberen.

Nieuwe inzichten

“Voor ons is dit project geslaagd wanneer we onze vermoedens kunnen bevestigen. Kunnen onderbouwen”, aldus Joost. “Ik zou het zelf nóg geslaagder vinden als er ook wat eyeopeners uitkomen. Dingen die we nog niet op de radar hebben. Hoe gaan we daarmee om? Hoe gaan we ons daarop voorbereiden? Wat zou een volgende coronagolf bijvoorbeeld voor ons betekenen? Hoe serieus zijn de consequenties daarvan voor de continuïteit van ons bedrijf? Dat zijn dingen waar we nu nog niet expliciet bij stilstaan. Nieuwe inzichten kunnen dan leiden tot een beslissing om ons beter te wapenen tegen bepaalde verstoringen.”

Strategische beslissingen

“Zulke inzichten zullen de dagelijkse besluitvorming niet beïnvloeden, maar kunnen wel meespelen in grote strategische beslissingen, bijvoorbeeld of we met een nieuw merk in zee gaan. Dat zijn momenten waarop het gigantisch waardevol is als je goed weet waar je instapt. Dat je weet welke risico’s je loopt. Ik hoop dat als we in de toekomst op zo’n punt staan, we kunnen zeggen: hé, dit is een risico. En dat we dat dan óf contractueel afdekken, óf overleggen hoe we het risico samen kunnen verkleinen.”

Simpel en makkelijk toepasbaar

“Wat ik heel krachtig vind, is dat Topsector Logistiek de opdracht heeft gegeven een simpele en makkelijk toepasbare tool te ontwikkelen. Ik heb me in het verleden wel vaker verdiept in supply chain vraagstukken rondom voorraden en risico’s, maar dat zijn vaak tijdrovende projecten met een hele hoop data. Het mooie vind ik dat de tool snel en met weinig voorbereidingstijd inzichten gaat geven over de risico’s die je als bedrijf loopt. De scenario’s gaan het ook makkelijker maken om dingen te kwantificeren. Wat als een product volledig wegvalt? Wat is dan de impact op de rest? Zo kunnen we ons beter voorbereiden op de toekomst. Ik geloof heel erg in deze aanpak. Zo’n laagdrempelig hulpmiddel als dit was er nog niet in de markt.”

Meer weten?

Wil je meer weten over de veerkracht in supply chains? Of wil je onder begeleiding meewerken aan de validatie van de tools en direct inzicht krijgen in de veerkracht van jouw organisatie? Neem dan contact op met Hans Moonen, projectleider bij Topsector Logistiek, via Hans.Moonen@TopsectorLogistiek.nl.