Een VDO’er heeft echt toegevoegde waarde

Om de veiligheid en gezondheid van iedereen in de directe omgeving van bouw- en sloopwerkzaamheden te waarborgen, verplicht het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) om bij projecten met een bepaald risicoprofiel een Veiligheidscoördinator Directe Omgeving (VDO’er) aan te stellen. Maar hoe geef je daar invulling aan? Wat doet deze persoon? Bij VORM Bouw zijn de taken van de VDO’er geïntegreerd in de functie bouwplaats- en omgevingscoördinator. In dit artikel delen zij hun ervaringen. “De invulling van deze rol levert echt optimalisaties op in het project”, aldus projectleider realisatie, Tonnie Reijm.

Logistiek als oplossing

De enorme bouwopgave zet gemeentelijke ambities op thema’s als veiligheid, bereikbaarheid en luchtkwaliteit onder druk. Om knelpunten te voorkomen, moet logistiek daarom vroeg en volwaardig worden meegenomen in het bouwproces. VDO’ers kunnen daaraan een bijdrage leveren. In het programma Mobiele Werktuigen en Bouwlogistiek is daarom het Hulpdocument Veiligheidscoördinator Directe Omgeving ontwikkeld, dat bedrijven helpt invulling te geven aan deze nieuwe rol. In de praktijk zijn de eerste VDO’ers al aan de slag, zoals bij The Blox in Den Haag, een project van VORM Bouw.

Gecombineerde functie

Tonnie Reijm is de projectleider realisatie van The Blox. “Hoewel het geen interne verplichting was, hebben we zelf besloten invulling te geven aan de rol van VDO’er. Ik vind dat wij intern zo iemand nodig hebben. Je ziet gewoon dat we er profijt van hebben.”
“Wij vonden de functietitel Veiligheidscoördinator Directe Omgeving wat lastig,” stelt Tonnie, “dus wij noemen Koen van Heugten onze bouwplaats- en omgevingscoördinator. Hij combineert verschillende rollen: hij is logistiek uitvoerder, omgevingsmanager en veiligheidskundige. De rol van VDO’er zit daarin. Dat mag ook gewoon volgens de regelgeving. Hij houdt zich bezig met alles wat met de bouw te maken heeft, behalve met het ‘bouwkundige’ deel van de bouw. Onze uitvoerdersvergaderingen gaan driekwart van de tijd over de logistiek, omgeving en veiligheid en een kwart over bouwkundige zaken. En die logistiek, omgeving en veiligheid liggen allemaal op Koens bord.”

Overleggen met onderaannemers

“Ik heb voor aanvang van het project al veel contact met onderaannemers”, vertelt Koen zelf. “In het format dat ik op basis van het BLVC- en bouwveiligheidsplan heb opgesteld, moeten zij hun werkplannen invullen. De afspraken over bijvoorbeeld de aanvoer van materiaal, vervoersbewegingen van personeel, opslagruimte en afval opruimen liggen daardoor allemaal vast, zodat handhaven een stuk makkelijker is.”
“Op basis van de werkplannen maak ik een overzicht en planning voor alle onderaannemers. Daar begin ik een half jaar tot een jaar voor de bouw mee. Komt de bouw in zicht, dan hebben we elke week een logistieke forecast van vier weken. Daarnaast stem ik wekelijks met de voorman en uitvoerders af wat iedereen nodig heeft. Vervolgens kunnen ze in het bouwticketsysteem tijdslots reserveren voor leveringen en voor de het gebruik van kranen en liften. Door die overleggen weet iedereen wat er gaat gebeuren en hoef ik in het bouwticketsysteem weinig aanvragen aan te passen.”
“In een apart tweewekelijks overleg met projectleiders en werkvoorbereiders hebben we het over logistiek, omgeving en veiligheid. Dan bespreken we de klachten vanuit de omgeving, maar ook de mogelijke gevolgen van je troep niet opruimen of hoe we leveringen kunnen beperken. Als partijen zich niet aan de afspraken houden, dan kaart ik dat 1-op-1 aan, maar ook in dit overleg.”

Contact met omgeving en gemeente

In een maandelijks BLVC-overleg vindt afstemming met de omgeving plaats. “Naast ons is een ander bouwbedrijf actief, er zitten verschillende bedrijven en restaurants in de buurt en er wonen wat mensen”, vertelt Koen, “die worden daar allemaal bij betrokken. Ook de gemeente is aanwezig. Verder informeren we de omgeving via brieven en een website. Daarop kunnen ze een klacht indienen of melding doen en er is bovendien een telefoonnummer dat ze 24/7 kunnen bellen.”
“Los daarvan stemmen we alles elke maand af met de gemeente, ook op logistiek gebied. Daar hoor ik bijvoorbeeld of er wegafsluitingen zijn en wat er de komende tijd in de lucht hangt.”

Controle op veiligheid

Koen: “Om te zien of de veiligheidsmaatregelen worden nageleefd, loop ik elke dag buiten een rondje. Vanuit de keet heb ik ook een mooi uitzicht op het bouwterrein. Als er iets gebeurt, vlieg ik naar buiten en maak ik daar foto’s van, zodat we een dossier kunnen opbouwen. Op basis daarvan treffen we maatregelen of spreken we mensen aan. Daarnaast houd ik elke maand een veiligheidsronde en komt er tweewekelijks iemand langs van onze interne veiligheidsafdeling. Ook een externe expert op dit vlak controleert mijn werk. Zo voorkomen we dat we als slager ons eigen vlees keuren. Iemand van buitenaf ziet andere dingen, waardoor we alert blijven.”

Handhaven

“Koen staat helemaal los van de uitvoerder”, vertelt Tonnie. “Dat kan alleen als je duidelijke afspraken maakt en die opneemt in je BLVC- of bouwveiligheidsplannen. Daardoor krijgt hij de ruimte om hard op te treden richting onderaannemers en binnen het team. We hebben gewoon afspraken met elkaar, die liggen vast en zo gaan we het doen. Daardoor kan hij het project gestroomlijnd begeleiden en uitvoeren.”
Komen partijen hun afspraken niet na, “dan gaan we daar niet mee akkoord en ga ik daarover in gesprek”, aldus Koen. “Ik kan de werkzaamheden ook stilleggen als zich onveilige situaties voordoen. Dat zijn de minder leuke gesprekken, maar het hoort erbij. De basis is intrinsieke motivatie, daar zetten we vol op in. Maar als iemand na een aantal keer nog steeds niet luistert, dan zet ik een termijn vast en krijgen ze pas betaald als alles op orde is. Dat is gewoon een contractstuk. Daarna zie je gelijk verbetering.”
Koen: “Je ziet dat de cultuur op de bouw een beetje verandert. Natuurlijk is er wel ‘s gedoe over een levering die acuut nodig zou zijn, maar toch merk ik steeds meer dat partijen meegaan in de strakkere, logistieke planningen. Het wordt positiever, er zijn minder discussies. Onze afdeling Inkoop is daarbij heel belangrijk. Zij kiezen niet voor een goedkope, stugge partij waar ik veel last van heb, maar voor een iets duurdere, die het wél organiseert.”

Vroeg aanhaken

Tonnie: “Koen is heel vroeg in het proces betrokken: nog voor het indienen van het BLVC- en BVP-plan en voor de contractfase van een onderaannemer. Ook bij het opstellen van een Veiligheids- en Gezondheidsplan is hij aangehaakt. Maar eigenlijk zou dat nóg eerder moeten. Binnen VORM Bouw maken we altijd een basisplan met normplanningen en een basis BPV-plan. Het zou fijn zijn als daar een VDO’er bij aanwezig is, om bijvoorbeeld mee te denken over de positie van de torenkranen of de logistieke aanvoer van materialen.” Koen is het daarmee eens: “Aan de voorkant sturen is het beste wat er is.”

Kennis en vaardigheden

Om als VDO’er goed te functioneren, moet je weten hoe het er in de praktijk op de bouw aan toegaat, vinden beide mannen. “Je moet het spelletje begrijpen”, stelt Koen. “Waarom heeft een onderaannemer of uitvoerder iets nodig? Zonder achtergrond in de bouw wordt het best lastig om draagvlak te krijgen en de juiste prioriteiten te stellen.”
Tonnie vervolgt: “Ook kennis van logistiek is heel waardevol. En wat ik heel goed vind aan Koen, is dat hij de intrinsieke motivatie heeft om continu aan vernieuwing te denken. Dat hij verder kijkt dan dat wat op dit moment daadwerkelijk kan. Vorige week hadden we het over drones. Dat is nu totaal onrealistisch, maar ooit misschien een goede optie.”
“Daarnaast heb je natuurlijk met allerlei betrokkenen te maken. Je moet ze informeren, meenemen, invloed op ze uitoefenen, rekening houden met juridische stappen... Dat is echt een vak apart. Als VDO’er moet je steeds de verbinding zoeken en overal op anticiperen.”

Rust bewaren

VDO’ers moeten zich daarnaast niet gek laten maken door uitvoerders die al dertig jaar hetzelfde doen, adviseert Koen. “Verandering kan lastig zijn. Door tijdens overleggen de rust te bewaren en in contact te blijven, houd je grip op de situatie en kan je invloed uitoefenen. Je moet ze soms echt opvoeden en honderd keer hetzelfde zeggen, maar ze moeten gewoon voelen dat iedereen zich aan de regels moet houden.” Ook op andere momenten is het zaak het hoofd koel te houden, vindt Koen. “Op een bouwplaats gebeuren altijd dingen waardoor je snel moet schakelen en reageren. Extreem weer, een evenement of vertraagde leveringen. Ook dan is het zaak om de rust te bewaren en het overzicht te houden. Dan kom je tot goede inzichten.”

Profijt

“De invulling van deze rol levert echt optimalisaties op in het project”, ervaart Tonnie. “Koen zorgt dat de onderaannemers al aan de voorkant meedenken over de logistiek. Over volle vrachtwagens en levertijden. Over minder vervoersbewegingen. Dat wordt in de contracten meegenomen, waardoor we beter kunnen handhaven. Ik merk daarnaast dat de communicatie met de omgeving up-to-date is, waardoor we weten wat er wanneer gebeurt en we onze planning daarop kunnen afstemmen. Ik zie echt profijt, dus ik zal het altijd zo doen. Ik merk ook dat als een projectleider eenmaal heeft ervaren hoe het is om met een bouwplaats omgevingsmanager of VDO’er te werken, ze vaak om zijn. Dan zijn er namelijk een hoop dingen waarover hij zich geen zorgen meer hoeft te maken. Een VDO’er - of hoe je het ook noemt – heeft echt toegevoegde waarde.”