Hoe veerkrachtig is jouw planning? Je weet het in 20 minuten, inclusief verbeteradviezen

Natuurrampen, oorlogen en incidenten, zoals het schip dat in 2021 het Suezkanaal blokkeerde, zorgen ervoor dat logistieke ketens steeds vaker te maken krijgen met (grote) verstoringen. Maar kan jij als verladend mkb zulke verstoringen opvangen in jouw planning? Om daar zicht op te krijgen, ontwikkelde Supply Value in opdracht van Topsector Logistiek een quickscan Supply Chain Resilience. Deze werd onder andere getest door Additive Industries, één van de elf mkb’s die betrokken waren bij de ontwikkeling. Met deze gratis te gebruiken quickscan zie je in twintig minuten hoe veerkrachtig je planning is en krijg je concrete tips om die te verbeteren. Daarmee kan je direct aan de slag. “De scan houdt je een goede spiegel voor”, stelt Jasper van den Hil, supply chain coördinator, bij Additive Industries.

Alle processen onder de loep

Verstoringen komen met regelmaat voor, merkt Vera Schellens, teamlead service bij Additive Industries, op: “Soms horen we de dag voor een levering ineens dat een geplande levering wordt vertraagd of deels of helemaal niet wordt geleverd. Daardoor moeten we vaak ad hoc reageren of een oplossing vinden.” De quickscan Supply Chain Resilience helpt bedrijven om vooruit te kijken en te anticiperen op onvoorziene situaties.

Beaudine Smeekes, consultant bij Supply Value en betrokken bij de ontwikkeling van de quickscan: “In de scan zitten zeven dimensies. Eén dimensie gaat bijvoorbeeld over integrated planning: hoe richt je je planningsprocessen en cycli in? Andere dimensies gaan over weerbaarheid en aanpassingsvermogen. Heb je je leveranciers voldoende in beeld? Hoe performen ze? Zijn er ook alternatieven voor? Zoals wel uit het voorbeeld van Additive Industries blijkt, is het heel belangrijk dat in kaart te brengen. Zo worden alle bedrijfsprocessen rondom de planning in de scan onder de loep genomen.”

Invullen is laagdrempelig

Het invullen van de scan is laagdrempelig, vindt Vera. “Je bent echt in twintig minuten klaar. Alles is helder uitgelegd en bij de vragen staan ook concrete voorbeelden: dat vond ik zelf heel fijn. Dan kan je makkelijk bedenken: hoe doen wij dat hier?”

Vera en haar collega Jasper vulden de scan naast elkaar in. “Dat leidde meteen tot discussies over bepaalde zaken,” zegt Vera, “omdat hij vanuit inkoop kijkt en ik vanuit service.” Het is wat hen betreft dan ook goed om deze scan vanuit nog meer verschillende rollen binnen de organisatie in te vullen, om te kijken welke antwoorden eruit komen. Waar zitten de verschillen in inzicht en waar de overeenkomsten? Wat heeft iedereen nodig? Wat heeft de hoogste prioriteit? Waar hebben we het meeste last van?

Actielijst met prioriteiten

“Na het invullen van de scan krijg je meteen een pdf met je scores, je volwassenheidsniveau en gerichte aanbevelingen”, vervolgt Vera. “Die zijn opgedeeld in quick wins en verbeteringen voor de lange termijn. Het is een actielijst met prioriteiten, waarmee je in principe direct aan de slag kunt.De quickscan gaf inzichten in hoe veerkrachtig onze supply chainprocessen zijn. We weten nu als bedrijf waar we staan en hebben concrete handvatten voor wat we zouden kunnen doen om verder te komen.”

Spiegel

“De scan houdt je een goede spiegel voor, waardoor je bewust gaat nadenken”, aldus Jasper. “Het laat zien hoe belangrijk het is hiermee bezig te zijn en jezelf niet te verliezen in de waan van de dag.”

“Zo’n scan maakt je er inderdaad bewust van dat er nog werk aan de winkel is”, beaamt Vera. “Het wordt zo ook makkelijker om stappen te zetten én het kan helpen het management meer bewust te maken van de risico’s. Die staan toch iets verder van de dagelijkse operatie af. Als zij een keer twintig minuten tijd willen besteden aan het invullen van de scan, dan kan dat ze ook weer inzicht geven. Dat kan ook bijdragen aan draagvlak binnen de organisatie. En aan wat prioriteit moet krijgen.”

Jasper adviseert andere bedrijven dan ook om de quickscan een keer in te gaan vullen, het liefst met verschillende collega’s. “Heb daarna het gesprek. Zorg dat je intern allemaal op één lijn komt en weet wat er op de verschillende niveaus speelt. Daar kom je via deze tool eenvoudig achter.”

Snel verbeteren met quick wins

Maar hoe kan het dat zo'n korte scan iets zinnigs kan zeggen over de planning in een complexe organisatie? “Dat komt vooral door de combinatie van verschillende wetenschappelijke modellen en de interviews die we met mkb’s in verschillende sectoren hebben gehouden”, licht Beaudine toe. “Bestaande modellen focussen zich vaak op grote bedrijven, maar zijn niet implementeerbaar voor het mkb. Daar zit de toegevoegde waarde van deze quickscan: die is ook geschikt voor kleinere bedrijven. Er zitten quick wins in die ook mkb’s binnen een maand kunnen invoeren.

Ik hoop dan ook dat medewerkers de scan invullen, het rapport doornemen en het voorleggen aan hun managementteam. Zo kunnen ze gerichte stappen zetten om verbeteringen door te voeren, waardoor ze beter zijn voorbereid op verstoringen.”

Ook eenvoudig de veerkracht van je planning verbeteren?

Doe gratis de quickscan Supply Chain Resilience. Wil je meer weten wat Topsector Logistiek nog meer gedaan heeft rond het thema logistieke veerkracht? Klik dan door naar de Kennisetalage.